Le piège du déménagement d’entreprise

Le piège du déménagement d’entreprise

Déménagements d’entreprises et enthousiasme font rarement bon ménage au 1er abord. En tout cas, pour un certain nombre de collaborateurs. Distance géographique, nouveau quartier, évolution des espaces de travail, nouveaux outils, autant d’éléments qui contribuent à en faire un événement inquiétant plutôt qu’une aventure haletante. Certains, comme le Conseil Régional d’Île-de-France, décident de prendre le contre-pied : cet acteur a mis en place un système simple d’agents qui relaient les questions/inquiétudes des équipes de manière à pouvoir y répondre rapidement et justement. (retrouvez l’article complet en cliquant ici)

 

 

 

Et Mr. Change, il en pense quoi ?

 

Comparé aux transformations qui rythment le monde de l’entreprise, un déménagement paraît parfois bien peu aux yeux des dirigeants. C’est vrai, après tout ! On change de bureaux, certes, mais le métier reste le même ! On ne parle ni de plan social, ni de changement de stratégie. Un budget, un planning, une petite équipe pour mettre cela en place, et hop ! Rien de compliqué… Pourtant, un déménagement inquiète. Comment va-t-on s’y prendre ? On nous parle d’open space, mais comment bien travailler dans la cacophonie qui nous attend ? Et le flex office, on gère comment ? Et puis j’aimais bien nos locaux, ils étaient un peu ma seconde maison vu le temps que j’y passais !
Autant de questions voire d’inquiétudes qui émergent dès l’annonce. Ces éléments ne sont pas à prendre à la légère : manque de compréhension, rumeurs, détérioration des relations, pire… immobilisme, rejet, démotivation des équipes, dégradation du service client ! Selon la manière de s’y prendre, ces éléments deviennent réalité.

 

Mr. Change a un avis plutôt clair sur cette problématique : embarquez vos équipes et vous aurez toutes les chances d’aller plus vite, plus loin, et avec l’enthousiasme du collectif.
Un déménagement est l’occasion de lancer une aventure écrite par et pour vos collaborateurs. C’est aussi le moment rêvé de créer/restaurer/renforcer le sentiment d’appartenance à une équipe forte et ouverte. Et bien-sûr, profitons-en pour réinventer les modes de fonctionnements internes (forme des réunions, méthodes de collaboration, travail phygital, etc.).

 

 

Voici plusieurs clés très concrètes pour réussir et quelques exemples d’entreprises que nous avons accompagnées :

 

1- Une communication simple, au bon moment : Donnez du sens au déménagement et parlez-ent!

 

Pourquoi le fait-on ? A quelles nécessités, y compris économiques, cela correspond ? Pourquoi ce lieu ? Quels sont les grands principes d’aménagement et leur raison d’être (open space vs bureaux fermés, flex office vs bureaux attitrés, etc.). Autant d’éléments que vos collaborateurs peuvent non seulement comprendre mais qui sont en plus très attendus.
Rappelez ces éléments régulièrement : à l’occasion d’événements avec tous les managers ou toutes les équipes, dans vos supports de communication internes (newsletter, journal interne, RSE, etc.). A chaque fois que vous en avez l’occasion en somme.
Tenez vos collaborateurs au courant des avancées tout au long du projet : choix du prestataire de restauration, démarrage des travaux, date de la migration des équipes, interlocuteurs à contacter en cas de problème ou question une fois sur place. Autant d’informations qui rassurent et qui donnent vie au projet.

 

Rythmez votre communication pour démystifier le déménagement et les évolutions à venir. Par exemple : 3 à 6 mois avant, tous les 15 jours, puis 1 semaine avant l’emménagement, le jour J, 1 semaine après puis tous les 15 jours pendant 1 à 2 mois.

 

2- Des partis-pris de départ assumés : Soyez bien au clair sur ce qui est non-négociable et affichez-le !

 

Le plan d’implantation, le nombre de places de parking, le positionnement des ascenseurs, etc. Tout cela répond à des besoins indispensables, des contraintes budgétaires, des normes légales, ou encores des obligations de sécurité bien définies.

 

Tout cela doit être annoncé clairement. C’est ce que nous appelons “le cadre de réflexion”. Et dans ce cadre,  une multitude de marges de manœuvre existent.

 

3- Une participation active de vos collaborateurs… et de vos managers : Créer l’histoire avec vos collaborateurs !

 

Un déménagement, c’est l’occasion d’ouvrir une manne quasiment infinie de co-construction avec vos collaborateurs. D’autant que c’est eux qui vont s’y rendre tous les jours pendant plusieurs années. Alors pourquoi s’en priver ? “Principes du savoir vivre ensemble”, “être manager dans un contexte où mes collaborateurs pourront travailler de chez eux”, “nos réunions 2.0”, “les nouveaux services au sein des locaux”, “les partenariats avec les commerces alentours”. Autant de thématiques sur lesquelles recueillir les propositions de vos collaborateurs. Proposer, c’est devenir co-propriétaire du sujet, donc ne pas le subir !

 

Appuyez-vous sur vos équipes. Parmi elles, se trouvent de précieux relais : vos managers. Ce qui suppose de leur donner un temps d’avance sur les grandes décisions que vous prendrez. Si vous leur donnez ce niveau de transparence, ils auront tous les éléments pour informer leurs équipes, se sentiront à l’aise pour répondre à leur questions et gérer leurs inquiétudes.

 

 

Nos références sur le sujet :

 

Klépierre – Réussir le déménagement de 4 sites vers un site unique et accompagner le passage de bureaux fermés à un aménagement en open space tout en capitalisant sur une image plus moderne du groupe.

 

Boulanger – Rassemblement de 2 sites historiques en 1 (600 personnes)

 

Essilor – Regrouper 3 de ses activités sur un seul site (R&D, Ingénierie et Supports à Créteil – 300 personnes), pour créer un pôle d’innovation

 

 

Anaïs ZABORSKI – Manager Alter&Go Conseil